Что нужно знать при выборе юридического адреса для компании

При постановке на учет новой организации в налоговой инспекции она должна указать постоянное местонахождение — в предпринимательском сообществе он называется юридический адрес. Рассказываем особенности выбора юрадреса.

Как выбрать юридический адрес

Все районы г. Москвы распределены по зонам территориального обслуживания налоговых инспекций. Предприниматели выбирают место будущей регистрации исходя из своего удобства или по конкретной ИФНС. При этом оно должно отвечать всем требованиям ФНС, нормам СанПин и пожарной безопасности. В том числе помещение не может находиться в черном списке или иметь судебные запреты. Все эти характеристики проверяются инспектором на соответствие после подачи заявления.

Основные критерии выбора:

• минимальная площадь — 4.5 кв.м. на одного сотрудника;
• немассовый — в нем не должно находиться более 4-5 юр.лиц;
• офис должен быть внесен в реестр нежилых помещений и сопровождаться заверенными копиями документов о собственности;
• при первичной регистрации предоставляется гарантийное письмо от собственника;
• свободный доступ сотрудников ФНС — не подходят закрытые территории (военный городок и пр.);
• соответствие выбранному виду деятельности — для производственных, лицензируемых видов, отдельные правила, учитывающие их специфику.

Комплект документов, который предоставляется в ФНС:

• договор аренды установленного образца;
• акт приема-передачи;
• гарантийное письмо от собственника;
• копии правоустанавливающих документов заверенные владельцем помещения;
• оплаченная госпошлина.

Для налоговой инспекции юридический адрес — место постоянного местонахождения её директора как исполнительного органа компании. Соответственно, ФНС предполагает, что деятельность фактически ведется в указанном помещении.

С момента внесения информации в ЕГРЮЛ местонахождение организации становится основным каналом связи с ее руководством, а значит, все официальное взаимодействие контролирующих органов с бизнесом осуществляется через почту. Все письма и запросы от налоговой, фондов, банков и контрагентов направляются по официальным реквизитам. Отправка почтовых отправлений подтверждает исполнение обязательств стороной перед ее руководством.

Компания, в свою очередь, обязана своевременно реагировать на полученные письма и отправлять ответы в положенный законом срок. При отсутствии ответа или в случае, когда письма возвращаются отправителю, это является косвенным признаком недостоверности сведений о расположении юридического лица, которые записаны в реестре, то есть юрлицо фактически не находится в этом помещении.

Для ведомства это повод провести выездную проверку, чтобы убедиться в достоверности информации из реестра. Если инспектор не обнаружит там действующее предприятие, в реестр будет внесена отметка о недостоверности сведений и отведено время на внесение изменений и повторное оформление. На это время финансовые операции могут быть ограничены.

Юр.адрес — публичная информация, поэтому отметка о недостоверности будет видна всем контрагентам и потенциальным партнерам. Это может негативно сказаться на коммерческой деятельности, привести к потере репутации и потенциальных сделок. Поэтому к подбору нужно подходить ответственно, отдавая предпочтение надежным арендодателям, предоставляющим гарантии.

Критерии выбора компании арендодателя

Выбрать юридический адрес — ответственная задача, которую нужно решить до подготовки документов и подачи заявления. Если вы не владелец коммерческой площади или не хотите физически арендовать офис, чтобы в нем зарегистрироваться, аренда или покупка юрадреса — это оптимальное решение. Правильно подобранный вариант позволит работать в любом месте и не менять его при каждом переезде в новый офис.

При выборе арендодателя необходимо обратить внимание на основные критериями:

• специализация;
• общее время работы на рынке;
• репутация — наличие большого количества положительных отзывов от постоянных и новых клиентов;
• наличие собственных офисов;
• возможность выбора по любой ИФНС г. Москвы;
• дополнительный сервис;
• гарантия успешного оформления.

Профильные компании, предлагают варианты разных ценовых сегментов — от 20 000 до 100 000 руб. за период 11 месяцев по договору аренды. Самые дешевые не могут гарантировать предпринимателю, что юридический адрес рано или поздно не признают недостоверным, так как среди них есть помещения без ремонта и возможности присутствия сотрудников для встречи налогового инспектора при выездных проверках.

Дорогие, напротив, отвечают всем требованиям, а также по ним в полной мере соблюдаются нормы СаНпиН и пожарной безопасности. В таких помещениях выполнен качественный ремонт, установлена мебель и оргтехника. В качестве дополнительной услуги в них возможно временное присутствие арендатора для принятия проверки и размещение таблички с названием компании.

Для серьезного бизнеса, который планирует долго работать, не иметь проблем с налоговой и не менять периодически реквизиты, советуем выбрать самый надежный вариант. Это в будущем сэкономит время, деньги и репутацию.

Достоверность о местонахождении во многом зависит от своевременного реагирования на запросы. С момента прохождения государственной регистрации в ФНС данные об организации вносятся в реестр юр. лиц, а ее адрес становится основным каналом связи с её руководством — все уведомления и запросы от банков, фондов, налоговой и других контролирующих служб направляются именно по официальным почтовым реквизитам.

Особенности дополнительного обслуживания

1. Подтверждение метонахождения при проверках.

   Эта услуга, как правило, включена в стоимость и предоставляется арендодателем по мере необходимости.

2. Почтовое обслуживание.

   Предпринимателям необходимо постоянно следить за входящей корреспонденцией, чтобы не пропустить важных сообщений и запросов и своевременно на них отвечать в установленные законом сроки. 

   Для налоговой своевременное получение ответов является косвенным подтверждением присутствия организации по указанному в реестре юр.адресу. Чтобы предприниматели могли вовремя получать почту, арендодатели, организовывают почтовое обслуживание. Они систематически собирают всю корреспонденцию в центральном офисе и передают ее своим клиентам в кратчайшие сроки.

   Почту можно забрать самостоятельно у арендодателя, заказать курьерскую доставку или воспользоваться услугой сканирования документов и пересылкой по е-mail — это позволяет в кратчайшие сроки узнать о поступивших письмах и своевременно на них ответить.

3. Юридическое сопровождение

   Профильные организации оказывают всестороннюю помощь бизнесу в процессе его деятельности. Это услуги по бухгалтерскому обслуживанию, аудиту, открытию новых филиалов или дочерних предприятий, а также ликвидация, реорганизация, банкротство и пр. Наличие широкого спектра профильных предложений, подтверждает профессиональных подход к решению задач предпринимателей.

Гарантия

Это еще один показатель надежности компании, которая дорожит своей репутацией. При отказе в ФНС, предпринимателю возвращается полная стоимость по договору или предоставляется другой комплект документов. Дополнительно компенсируются расходы по оплате госпошлины.