Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Рассказываем, как правильно оформить “гарантийку” для налоговой, чтобы подтвердить юридический адрес. И прикладываем шаблоны документы — скачайте и заполните по образцу.

Образец гарантийного письма

Образец от юр лица:

Образец от физ лица: 

В каких случаях требуется письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо от собственника может потребоваться в таких ситуациях:

1. Регистрация юридического лица

В случае когда у бизнеса нет нежилого помещения в собственности, он может арендовать юридический адрес. Для этого собственник помещения дает гарантию.

2. Гарантия для предпринимателя

Будущий бизнес хочет быть уверен, что приглянувшийся вариант достанется именно ему. Например, компания подобрала торговую площадь, но не может быстро выйти на сделку. Тогда собственник предоставляет гарантийное письмо, что помещение сдаст именно получателю письма.

3. Для безопасности

Если нет уверенности во владельце помещения и его надо проверить. Ведь возможно, человек. который представляется собственником и показывает документы, на самом деле арендатор и не имеет никаких реальных полномочий. Тогда предприниматель получает гарантийное письмо с заверениям и параллельно может проверить документы и личность владельца.

Что обязательно должно содержаться в письме

Форма письма. В российском законодательстве не закреплена форма гарантийного письма, однако действуют национальные стандарты, которые предписывают обязательные реквизиты для документов в организации. Например, форму письма устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016. “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Этот стандарт утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.

Бланк для письма должен быть либо угловой, либо продольный. Это значит, что шапка документы располагается либо слева вверху листа бумаги, либо сверху посередине. Это обычные правила деловой переписки. В государственных организациях письма оформляются строго по нормам ГОСТа. В бизнесе по-разному, но желательно придерживаться общих правил.

Рисунок В.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок В.3 - Образец продольного бланка письма организации

Согласно, ГОСТу письмо должно содержать следующие реквизиты:

1. Полное наименование организации - отправителя.
2. Почтовый адрес отправителя вместе с индексом.
3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учёт) отправителя.
4. Другие реквизиты: ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций).
5. Контакты: телефон, адрес сайта и адрес электронной почты.
6. Номер и дата документа.

Каждое письмо в организации должно иметь исходящий номер, который фиксируется в журнале учета исходящих документов. Это нужно для того, чтобы быстро найти документ. Журнал учета в крупных компаниях ведет секретариат или канцелярии. В небольших фирмах учет документооборота возложен на секретаря или офис-администратора. Если учет документов вообще не ведется, тогда следует вместо номера указать «б/н» — «без номера». 

Еще на бланках для письма есть обязательный реквизит — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. Он оформляется так: «На № ________ от ____________». В это поле необходимо вписать номер и дату документа, если вы отвечаете на чужое письмо. Этот номер можно узнать в журнале учета входящих документом. Если компания не ставит входящие номера, то тогда используют номер, который присвоил контрагент.

Каждое письмо должно быть подписано. Для этого в конце письма указывают полное наименование должности руководителя, фамилию и инициалы и ставят печать организации. В крупных компаниях и государственных органах еще есть реквизит  «исполнитель». Он нужен, чтобы контрагенты смогли быстро найти сотрудника, ответственного за вопрос в письме. Непосредственный исполнитель указывает свою фамилию с инициалами и телефон в самом нижнем левом углу письма. Кегль шрифта, как правило, меньше основного на 2-3 пункта.

Содержание письма. Письменная гарантия должна содержать важную информацию — именно по ней в случае судебных споров будет решаться вопрос, было предоставлено заверение контрагента или нет. Мы советуем в гарантийном письме от собственника особое внимание уделить параметрам помещения и указать: 

• полный адрес помещения вместе с индексом или наименованием района города;
• техническое описание здания: тип, этажность;
• этаж, на котором помещение находится;
• техническое описание помещения: площадь, количество комнат/кабинетов, есть ли санузел и прочие дополнительные помещения.

В тексте письма собственник обязательно пишет формулировку о то, что помещение будет использовать именно как юридический адрес организации. Если в гарантийке написано, что собственник просто обязуется «сдать в аренду», то такой документ для регистрации бизнеса не подойдет. Еще важно добавить, что юрадрес предоставляется не просто сам по себе, а именно заявителю, то есть той компания, которая подала документы на регистрацию бизнеса. Для этого достаточно прописать полное наименование будущей компании согласно ее уставу.

Также необходимо поставить адресатом налоговую инспекцию, в которую будет предоставляться гарантийное письмо. Это можно сделать в верхней части бланка с правой стороны. Желательно указать полное наименование и номер ИФНС, ее адрес вместе с индексом и ФИО руководителя. Все эти данные опубликованы в открытом доступе на сайте ФНС.

Кто составляет?

Письменную гарантию оформляет собственник помещения или арендодатель на основании договора аренды или согласии собственника. Сдавать в аренду может и юр лицо, и физ лицо — в зависимости от того, кто является собственником. Право предоставлять гарантии на помещение есть у любого из них. Правила оформления письма для всех одинаковое.

Кто и как отправляет в ФНС?

Гарантийное письмо, вместе с другими документами необходимо предоставить в ФНС для регистрации компании по этому юридическому адресу.

Документы можно предоставить в ФНС разными способами:

• лично подать в налоговую инспекцию. Если учредителей несколько, все должны сдать документы одновременно;
• почтой России. Необходимо заполнить опись вложения, в которой перечислить все документы и отправить ценным письмом;
• онлайн через официальный сервис налоговой. В этом случае необходимо иметь УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• отправить курьерской службой. У некоторых компаний есть услуга отправки документов в государственные учреждения;
• поручить представителю. Для этого на него необходимо оформить нотариальную доверенность. Доверенность оформляется от всех учредителей — можно оформить одну от всех или от каждого отдельную.

После подачи документов на регистрацию, юр адрес будут проверять и скорее всего позвонят собственнику / арендодателю помещения, чтобы уточнить предоставленную информацию о юридическом адресе.

Можно ли использовать домашний адрес для регистрации фирмы?

Регистрация юр лица по домашнему адресу вполне законна. Это может быть адрес по прописке учредителя или в жилом помещении, которое находится у него в собственности. Если есть другие собственники жилья — у них нужно получить согласие на регистрацию юр лица в квартире. Об этом мы подробно писали в этой статье.

Составлять гарантийное письмо в случае регистрации по домашнему адресу не требуется.

Гарантийное письмо от собственника — важный документ при регистрации бизнеса, когда юр адрес берется в аренду. Уделяйте особое внимание его оформлению и содержанию, потому что от этого зависит решения налоговой инспекции.