Письмо о подтверждении адреса местонахождения юридического лица

Порядок подтверждения юр лица

Для того, чтобы убедиться, что юридический адрес компании достоверный и организация действительно работает по указанному адресу в ЕГРЮЛ, ФНС отправляет запрос в адрес руководства с требованием подтвердить местонахождение юридического лица.

С момента получения требования налоговой у руководства организации есть 30 дней, чтобы отправить подтверждающие документы, а также сопроводительное письмо с разъяснениями. Если этого не сделать в положенный срок, адрес признают недостоверным и в ЕГРЮЛ внесут отметку о недостоверности указанных сведений об организации.

Чтобы этого избежать, в налоговую необходимо предоставить следующие документы:

• письмо от собственника помещения;
• сопроводительное письмо от руководства компании;
• документы, подтверждающие фактическое местонахождение (договор аренды, почтовые конверты, документы по арендным платежам, копии документов о собственности, технический план помещения);
• фотографии помещения, вывески или таблички с названием компании.

Письмо от собственника

Если вы арендуете помещение, обратитесь к собственнику с просьбой предоставить письмо от его имени с подтверждением договорных отношений. Вы можете составить письмо самостоятельно и подписать у арендодателя.

В тексте письма необходимо написать, что договор аренды действующий, указать срок действия договора, а также подтвердить, что организация находится по указанному адресу. Дополнительно можно указать информацию о регулярных платежах, которые своевременно оплачивает арендатор.

Пример письма от собственника:

Сопроводительное письмо от юридического лица

Письмо составляется в свободной форме от имени генерального директора. В нем необходимо указать полную информацию об организации, а также исходящий номер уведомления от налоговой. В письме необходимо изложить факты, подтверждающие, что организация фактически расположена по указанному юридическому адресу. Пишите ту информацию, которую можете подтвердить документами. Укажите срок действия договора аренды, сколько человек работает в офисе, а также перечислите какие документы вы отправляете в качестве приложений к сопроводительному письму.

Основные документы, подтверждающие фактическое местонахождение организации:

• действующий договор аренды помещения и акт приема-передачи помещения;
• платежные документы, подтверждающие оплату аренды;
• письмо от собственника помещения;
• план помещения;
• выписку из ЕГРН;
• фотографии офиса и таблички с названием организации;
• почтовые конверты, подтверждающие получение корреспонденции по указанному адресу.

Пример сопроводительного письма:

Какие документы могут понадобиться дополнительно

Часто бывает, что на момент подтверждения юридического адреса, в ЕГРЮЛ уже внесена отметка о недостоверности сведений. В этом случае необходимо заполнить заявление по форме Р 13014 и подать на регистрацию в налоговую.

Заполнение формы Р 13014 при подтверждении юр адреса.

При заполнении заявления на компьютере используйте шрифт Courier New, размером 18. Всю информацию вносите в точности, как указано в документах, со всем сокращениями и знаками препинания.

Титульный лист стр.1

На этом листе необходимо указать все реквизиты организации в соответствии с данными в ЕГРЮЛ, в п.2, укажите значение “2”.

Лист Б — адрес

На листе Б укажите п. 2, если вы не меняете адрес, а только подтверждаете текущий. В п. 2 нужно указать полный адрес местонахождения организации. За время регистрации компании по текущему адресу могла поменяться формулировка территориального деления, например, с административного района на муниципальный. Проверьте свой адрес по ФИАС — Федеральной информационной адресной системе и укажите адрес в соответствии с классификатором.

В основном изменения касаются обозначения районов — был административный район, стал муниципальный.

Лист П — данные руководителя

На первой странице листа П укажите все необходимые данные о руководителе юридического лица. Если заявление подает лично руководитель — укажите значение “1” в п.1. Ниже заполните поля ФИО, ИНН, место рождения и данные документа, удостоверяющего личность.

На второй странице укажите контактные данные заявителя — электронную почту и телефон. Если вы хотите получить ответ в бумажном виде, поставьте значение “1” в п. 3. По умолчанию все документы поступают только в электронном виде.

Если у заявителя есть квалифицированная электронная подпись, то заверять заявление Р 13014 у нотариуса не нужно. Если нет — то придется сходить к нотариусу.

Список документов, если юридический адрес уже признан недостоверным и в ЕГРЮЛ внесена запись:

• заявление по форме Р13014;
• действующий договор аренды помещения и акт приема-передачи помещения;
• платежные документы, подтверждающие оплату аренды;
• письмо от собственника помещения;
• план помещения;
• выписку из ЕГРН;
• фотографии офиса и таблички с названием организации;
• почтовые конверты, подтверждающие получение корреспонденции по указанному адресу.