Смена юридического адреса ООО: пошаговая инструкция

Иногда бизнесу приходится менять юридический адрес. Для этого необходимо выполнить ряд последовательных действий, чтобы соблюсти требования законодательства. Используйте нашу пошаговую инструкцию, чтобы выполнить все условия.

Когда необходимо менять юридический адрес

Компании меняют юридический адрес добровольно или вынуждено. Например, смена адреса может быть связана с арендой нового офиса, приобретением собственного помещения или переездом в другой город. Еще бывают случаи, когда действующий адрес налоговая признает массовым или недостоверным.  Во всех перечисленных ситуациях организациям необходимо поменять юридический адрес, потому что по закону он должен совпадать с фактическим. 

Порядок оформления смены адреса зависит от местонахождения нового адреса. Если он расположен в ином населенном пункте, то придется вносить изменения и в Устав организации, потому что это считается сменой местонахождения.

Если адрес находится в том же городе, то устав, как правило, менять не потребуется. Сейчас юрлица работают по типовым уставам, разработанным ФНС. В них не указывается точный адрес с расположением вплоть до номера кабинета или квартиры. Обычно написано только название города, например, Российская Федерация, город Краснодар. Или в случае работы ООО по индивидуальному уставу, в котором зафиксирован точный адрес, то надо подготовить изменения в уставе.

Шаг 1. Оформить решение о смене юридического адреса

Решение о смене юридического адреса принимается руководством организации. Это может быть единственный учредитель или генеральный директор, у которого есть такие полномочия. Если у директора нет полномочий единолично решать такой вопрос, а учредителей несколько, то смена адреса оформляется протоколом общего собрания, с подписями всех учредителей. Обычно все детали управления организацией, а также полномочия участников и директора прописаны в уставе организации. 

Образец решения единственного участника:

Образец решения с единственного учредителя с внесением изменений в устав:

Проверьте, как прописан адрес в уставе организации. Если адрес указан вплоть до офиса, то в устав придется внести изменения. Поправки в уставе также необходимо оформить надлежащим образом и заверить подписью руководителя. Эти изменения подлежат государственной регистрации.

В новой редакции устава можно указать только город, если снова придется менять адрес, то уже не нужно будет менять устав. Также не нужно вносить изменения, если ООО использует типовой устав, в нем не прописано местонахождения. 

Решение об изменениях в уставе принимается большинством голосов от общего числа участников общества — 2/3 голосов, если иное не предусмотрено уставом. По итогам собрания оформляется протокол с подписями участников. Он заверяется председателем и секретарем собрания.

Образец протокола собрания учредителей:

Шаг 2. Получить выписку из ЕГРЮЛ

Выписку из Единого государственного реестра юридических лиц можно получить онлайн в электронном виде или в бумажном. Электронную выписку, нужно заказать через портал Госуслуги или на сайте ФНС. Вы получите электронный документ в формате PDF, который подписан цифровой подписью.

Бумажный вариант можно оформить в налоговой инспекции или в МФЦ. Для этого надо подать заявление со следующим данными: наименование юрлица, номера ОГРН и ИНН. В этом случае придется оплатить госпошлину: 

• 400 рублей — за срочное предоставление документа;
• 200 рублей — в обычном порядке.

Выписку будет готова за 5 рабочих дней или за 1 рабочий день при срочном заказе документа.

Шаг 3. Подготовить заявление по форме Р 13014

Для смены адреса и регистрации изменений в реестре необходимо заполнить специальное заявление по форме Р13014. Его форма и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств».

Подпись нужно заверить нотариально, либо подписать документ квалифицированной электронной подписью. Если вы подаете документ лично в ИФНС, то подписать заявление лучше в присутствии налогового инспектора.

При смене юридического адреса в пределах населенного пункта в заявлении нужно заполнить:

• титульный лист (стр. 001). Пункт 1: заполнить ОГРН и ИНН организации; пункт 2: указать код «2» — изменение сведений в ЕГРЮЛ
• листы Б (стр. 1, стр.2). Заполнить пункт 2. — указать местонахождение и новый юридический адрес (пункт 1 заполняется при смене местонахождения)
• Лист П. Указать сведения о заявителе: ФИО директора, сведения о рождении и данные документа, удостоверяющего личность. В пункт 3 впишите контактный номер и адрес электронной почты, на который ФНС отправит документы о внесении изменений. 
• Если вы хотите получить документы в бумажном виде, поставьте рядом значение «1».

Образец заявления при смене адреса внутри одного города:

При смене местонахождения ООО внесение изменений оформляют в два этапа:

При смене местонахождения организации заявление по форме Р 13014 подается два раза: уведомительный этап и регистрационный этап. Заявление заполняется по-разному. 

1 этап — уведомительный. В текущую ИФНС в течение 7 дней с даты принятия решения. Образец заявления:

Для внесения в реестр данных о том, что юридическое лицо собирается сменить место нахождения, нужно подать:

• заявление по форме № Р 13014; 
• протокол общего собрания участников об изменении места нахождения и о внесении изменений в устав.

2 этап — регистрационный. Документы надо подать в налоговую инспекцию по новому адресу через 20 дней после переезда. На этом этапе в заявление для новой налоговой нужно добавить точный адрес ООО и указать об изменениях в уставе.

Образец заявления:

Шаг 4. Подготовить пакет документов для смены адреса

При смене юридического адреса в налоговую нужно предоставить:

• заявление по форме № Р 13014;
• решение единственного участника или протокол собрания учредителей;
• документы на новый юридический адрес: гарантийное письмо от собственника помещения, копии документов о собственности;

При смене местонахождения в новую ИФНС нужно подать:

• заявление Р 13014;
• решение о смене места регистрации и изменений в уставе;
• новая редакция устава;
• документы на помещение по новому адресу;
• подтверждение оплаты госпошлины — если подаете напрямую в налоговую.

При подаче документов в электронном виде через сайт ФНС, портал Госуслуги или через МФЦ пошлину оплачивать не нужно. Если подаете через нотариуса, то пошлина тоже не взимается, но в этом случае придется оплатить услуги нотариуса.

Если устав ООО типовой и в него не нужно вносить изменения, то для регистрации изменения юридического адреса в связи со сменой места нахождения подается только заявление № Р 13014, а также документы на помещение по новому адресу.

Шаг 5. Заверить документы у нотариуса или электронной подписью

Подпись руководителя может быть заверена у нотариуса. Также через него можно сразу подать документы на регистрацию. Нотариус отправит их в электронном виде, подписав своей электронной подписью. Данная процедура утверждена Приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@

Для того чтобы нотариус убедился в полномочиях заявителя, ему необходимо предоставить выписку из ЕГРЮЛ, а также учредительные документы организации. После ознакомления с документами нотариус заверит подпись заявителя.

На услугах нотариуса можно сэкономить, если у вас есть квалифицированная электронная подпись. При онлайн оформлении документы подписываются электронно и отправляются в ведомство.

Шаг 6. Подать документы в налоговую для регистрации смены юр адреса

Документы можно подать в территориальную налоговую инспекцию по месту нахождения организации.

При смене населенного пункта заявление о принятии соответствующего решения подается в регистрирующую инспекцию по старому адресу. Через 20 дней после внесения в ЕГРЮЛ отметки о смене расположения организации нужно подать заявление в инспекцию по новому месту нахождения. 

Подать документы на регистрацию можно разными способами:

• лично в налоговую инспекцию;
• через МФЦ — документы направят в ведомство в электронном виде;
• почтой России с объявленной ценностью и описью вложения;
• в электронном виде, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью — через сервис на сайте ФНС или портала Госуслуг.
• через нотариуса.

Шаг 7. Получить документы

При смене адреса

Регистрация смены юридического адреса занимает 5 дней. Срок регистрации начинается с момента подачи заявления. За это время налоговая внесет изменения в единый реестр юридических лиц и добавит новый адрес. Если новый адрес относится к другой территориальной инспекции, то организацию переведут в новую ИФНС.

После завершения регистрационных действий налоговая пришлет на указанную в заявлении электронную почту комплект документов в электронном виде:

• лист записи ЕГРЮЛ с новым адресом;
• свидетельство о постановке на учет в новой ИФНС с указанием нового КПП;
• уведомление о снятии с учета в старой налоговой инспекции.

При смене местонахождения

Регистрация изменения сведений при смене местонахождения организации занимает также 5 дней. Срок может может увеличиться, если налоговая решит дополнительно проверить достоверность сведений о новом адресе. В этом случае регистрация приостанавливается на время проведения проверки. Максимальный срок по закону (п. 4.4 ст. 9 закона № 129-ФЗ), не может превышать один месяц.

При успешной регистрации вы получите:

• лист записи ЕГРЮЛ;
• экземпляр устава с отметкой о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в новую ИФНС с указанием нового КПП.

Все документы налоговая выдает в электронном виде, в том числе при подаче заявления через нотариуса. Нотариус по вашей просьбе может распечатать документы и заверить тождественность бумажного и электронного варианта.

После изменения реквизитов организации необходимо разослать новые реквизиты банку, партнерам и контрагентам.