Образец письма о смене юридического адреса

При смене юридического адреса для продолжения бесперебойной работы компании нужно официально уведомить партнеров, контрагентов, а также банки и другие структуры, с которыми взаимодействует организация. Для этого нужно составить информационное письмо, в котором указать новый юр. адрес компании, а также уточнить банковские реквизиты, потому что при смене юридического адреса со сменой города (местонахождения организации) КПП организации поменяется.

Особенности и правила заполнения

Информационное письмо о смене юридического адреса составляется в свободной форме. В письме нужно указать отправителя и получателя, а также реквизиты компании.

Письмо может быть составлено на фирменном бланке компании или в свободной форме на чистом листе. Если вы составляете письмо на фирменном бланке, проверьте актуальность адреса и контактных данных.

В уведомительном письме необходимо указать старый адрес, который больше не используется, а также новый адрес организации.

Если в договоре с контрагентом есть положения об обязательствах по информированию при изменении адреса и реквизитов, то укажите в письме, что вы уведомляете об изменениях на основании договора. Укажите номер и дату договора, а также пункт документа, на который ссылаетесь.

Укажите полные банковские реквизиты компании, чтобы у контрагентов не возникло сомнений в их актуальности. Это поможет избежать задержки взаиморасчетов. Если в банковских реквизитах произошли изменения — например, поменялся КПП, укажите на это.

Когда нужно уведомить контрагентов

Письмо контрагентам о смене юридического адреса — это заключительный этап, когда организация уже поменяла юридический адрес и налоговая зарегистрировала его в ЕГРЮЛ. Уведомлять контрагентов раньше регистрации нового адреса не нужно, потому что при проверке нового юридического адреса, он может быть отклонен налоговой инспекцией.

Причины могут быть разные — адрес находится в черном списке, адрес признан массовым или наложен судебный запрет на использование помещения для регистрации организаций. Если вы уведомите контрагентов до регистрации, а вам откажут, то придется это делать повторно. В этом случае может возникнуть путаница, что неизбежно приведет к ошибкам в расчетах и документообороте.

Уведомление контрагентов может быть обязательством компании, если такие условия обозначены в договоре. При нарушении этого обязательства вторая сторона не несет ответственности за возможные финансовые потери или проблемы с документами.

Например, в договорах с банками такое обязательство обычно прописано. При несвоевременном уведомлении о смене юридического адреса банк вправе остановить обслуживание клиента.

Действия банка соответствуют закону № 115-ФЗ от 07.08.2001 «О противодействии отмыванию доходов». Банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес. Если банк обнаружит, что адрес и реквизиты клиента не соответствуют указанным ранее, то банк вправе приостановить обслуживание расчетного счета организации.

Какие еще нужны документы при смене юридического адреса

Список документов при смене юридического адреса может отличаться и зависит от того, куда переезжает компания — внутри города, в другой город, в коммерческое или жилое помещение.

Приводим общий список с уточнениями:

• заявление по форме Р 13014;
• решение единственного участника или протокол общего собрания учредителей;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• новая редакция устава или лист с изменениями к нему — когда это необходимо;
• документы, подтверждающие право использования помещения по новому адресу — правоустанавливающие документы / договор аренды /согласие собственников жилого помещения;
• квитанция с отметкой оплаты госпошлины — если документы подаются напрямую в инспекцию.

Подробнее о смене юридического адреса мы написали в пошаговой инструкции.