Подтверждение юридического адреса в налоговой

Каким должен быть юридический адрес для подтверждения в налоговой?

Любой юридический адрес, который компания регистрирует или подтверждает в налоговой, должен отвечать требованиям ФНС и соответствовать нормам СанПин.

Основные требования к помещению, которое используется для регистрации юридического лица:

• помещение занесено в реестр нежилых;
• адрес не массовый, это значит, что в этом помещении зарегистрировано менее 5 компаний;
• в помещении выполнен ремонт и оборудованы рабочие места;
• есть почтовый адрес;
• есть возможность принимать выездные проверки;
• размер помещения 5 кв. м. на одно рабочее место;
• не находится в черном списке налоговой.

Причины появления записи о недостоверности адреса

Налоговая инспекция проводит постоянные мероприятия по выявлению массовых, “рисованных” и недостоверных адресов. В последнее время этот процесс налажен особенно тщательно. Организованы специальные группы сотрудников, которые занимаются поиском и составлением списков помещений и юридических адресов, которые нарушают требования законодательства. Одни адреса сразу попадают в черные списки, по другим проводятся дополнительные проверки на достоверность.

Запись о недостоверности юридического адреса в реестре появляется, если компания не отреагировала на запрос налоговой об уточнении адреса. Для ФНС это сигнал о том, что организация фактически не находится по указанному в реестре адресу. Дополнительно может быть проведена выездная проверка. Если инспектор не смог попасть в офис компании и убедиться в ее местонахождении, то это будет подтверждением в недостоверности адреса.

Последствия записи в налоговой о недостоверном адресе

При внесении в реестр юридических лиц записи о недостоверности последствия для компании зависят от того, насколько быстро ее руководство отреагирует.

Если в течение 30 дней не предоставить в ФНС документы, которые подтверждают местонахождение компании, то ее банковские счета заблокируют. Организация не сможет вести свою деятельность, а с контрагентами и партнерами возникнут сложности. Это удар по репутации и потеря клиентов.

Далее начинается срок в 3 месяца, который дается руководству организации, чтобы поменять юридический адрес и зарегистрировать его в реестре. Если за этот срок компания не предоставила адрес и не внесла сведения об изменении местоположения, ее исключают из Единого государственного реестра юридических лиц.

По истечении 6 месяцев компанию могут принудительно ликвидировать. Для учредителя и генерального директора это грозит запретом на открытие новых юридических лиц, а также их управлением на срок от одного года до трех лет.

Этапы подтверждения и необходимые документы

Для того чтобы подтвердить действительность юридического адреса нужно подготовить комплект документов и подать его в налоговую инспекцию:

• заявление Р13014, заверенное нотариально или с помощью КЭП генерального директора;
• сопроводительное письмо о подтверждении юридического адреса;
• документы, подтверждающие местонахождение компании, например, действующий договор аренды, платежки, гарантийное письмо.

Шаг 1. Заполнить заявление Р 13014.

Процедура подтверждения юридического адреса начинается с подготовки заявления по форме Р 13014. Заявление составляется в соответствии с требованиями ФНС — (приложение № 13 к Приказу ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@).

На листе Б необходимо указать текущий адрес организации, который указан в выписке ЕГРЮЛ, тем самым показав, что местонахождение компании остается прежним.

Если в адресе что-то меняется, например, номер помещения или офиса, то это процедура смены юридического адреса. Она проводится по-другому.

Заявление необходимо заверить у нотариуса или подписать Квалифицированной Электронной Подписью генерального директора.

Шаг 2. Написать сопроводительное письмо.

В сопроводительном письме укажите на основании какого документа составляется письмо — это может быть запрос, уведомление и т.д. Далее по тексту необходимо подтвердить местонахождение организации по указанному адресу в ЕГРЮЛ, а также перечислить все документы, которые будут приложены к письму.

Список возможных прилагаемых документов:

• копия договора аренды;
• копия акта приема-передачи помещения;
• заверенные копии документов о собственности;
• подтверждение оплаты аренды;
• копия уведомления от налоговой.

Пример заполнения сопроводительного письма

Шаг 3. Подать документы в налоговую.

Основной и обязательный документ при подтверждении юридического адреса — заявление по форме Р13014. Остальные документы предоставляются в ФНС по желанию. Однако их наличие будет являться весомым аргументом, чтобы подтвердить достоверность адреса организации. За государственную регистрацию формы Р13014 при подтверждении юридического адреса госпошлина не взимается.

Шаг 4. Получить документы.

Срок регистрации заявления при подтверждении адреса — 5 рабочих дней.

Регистрирующий орган ставит отметку на листе записи и направляет документы на электронную почту заявителя. Документы подписаны усиленной электронной подписью. При необходимости можно получить документы в бумажном виде.

В последующем, чтобы ситуация не повторилась, нужно следить за входящей корреспонденцией и вовремя реагировать на поступающие запросы и уведомления от контролирующих органов.